Les réglementations relatives aux voyages d’affaires
Devenir un professionnel des voyages d’affaires est indispensable pour réussir ses déplacements professionnels. Nombreuses sont les personnes qui sont concernées à savoir les commerciaux, les techniciens, les ouvriers et bien d’autres. Voyons justement les réglementations relatives aux voyages d’affaires.
Les indemnisations
Un voyage d’affaires n’est pas forcément celui qui se fait à l’autre bout du monde. Vous êtes considéré comme étant en voyage d’affaires lorsque vous êtes en déplacement en dehors des locaux de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un voyage d’affaires courte ou longue durée, il requiert des frais de transport, de logement et de repas. Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter les sites dédiés sur internet. Vous pouvez également demander conseils auprès d’une agence de voyage d’affaires.
En effet, ces frais sont remboursés par l’employeur. Pour une bonne gestion de l’indemnisation, les dirigeants de l’entreprise pourraient mettre au point, certaines règles de manière à ne rembourser que les dépenses strictement indispensables. Toutefois, ils en informent préalablement les employés. Par exemple, les dirigeants peuvent prévenir les voyageurs que seuls les frais d’avion au tarif Economy sont pris en charge par l’entreprise. C’est aux employés de décider s’ils souhaitent voyager en Business et c’est à eux de payer les frais supplémentaires.
Le système de remboursement
La plupart des dépenses relatives aux voyages d’affaires sont remboursées par l’employeur. Il s’agit notamment des titres de transport, des titres d’hébergement, les dépenses supplémentaires comme les repas, les visites chez les autres collaborateurs, les fournisseurs, les clients, les partenaires, la participation à des réunions professionnelles, les congrès, les séminaires, les salons, les foires et bien d’autres. Du moment que le salarié dispose d’un justificatif, par exemple des notes de frais, des factures, des tickets de caisse, … le remboursement a lieu. Pour que ce soit plus pratique, certaines sociétés ont recours à la carte bancaire. Dans ce cas, l’employé n’aura pas à avancer les frais étant donné que le prélèvement se fait sur le compte de l’entreprise. Toutefois, il doit présenter des justificatifs des dépenses effectuées.
Les conditions d’hébergement lors des voyages d’affaires
Outre le repas, le transport et les déplacements, l’employeur doit aussi rembourser les frais liés à l’hébergement du salarié, surtout si ce dernier est amené à partir loin de son foyer. L’employeur peut s’occuper de la réservation et choisir l’hébergement. Sinon, il doit en amont informer le salarié sur le budget à ne pas dépasser. Si c’est l’employeur qui s’occupe de tout, il doit faire en sorte que le logement soit adapté à la mission de son employé tout en sachant que dans les hôtels première classe la configuration des chambres est minutieusement étudiée pour allier confort et fonctionnalité dont la plupart sont équipées de distributeurs automatiques, de connexion Wifi, de télévision, etc.
Les moyens de transport
D’une manière générale, c’est l’employeur qui choisit le moyen de transport pour se déplacer jusqu’au lieu de destination. Il doit s’assurer que ce moyen de transport soit compatible avec l’état de santé du salarié. Par exemple, il se pourrait que le salarié ne supporte pas le voyage en avion ou en bateau sous présentation d’un certificat médical.
Dans le cas où le salarié a eu un contretemps durant son voyage (panne de voiture, retard de vol, vol annulé, etc.), l’employeur ne pourra pas le sanctionner du moment qu’il apporte la preuve. A noter également que l’employeur n’est pas autorisé à obliger le salarié à utiliser son véhicule personnel. Quoi qu’il en soit, il est toujours plus judicieux de prendre le temps de s’informer auprès des responsables Ressources Humaines de votre société. N’hésitez pas à leur demander toutes les questions liées aux voyages d’affaires pour éviter de se retrouver avec des dépenses qui ne sont pas remboursées.
